RAZÓN SOCIAL: Cooperativa Multiactiva De Detallistas "COORATIENDAS"
NIT: 860.051.170-2
DIRECCIÓN: Av Troncal De Occidente No. 18-76 Manzana J Lote 4 Parque Industrial Santo Domingo Mosquera - Cundinamarca
TELÉFONO: 4 100 599
CORREO ELECTRÓNICO: gerencia@cooratiendas.com
SITIO WEB: www.cooratiendas.com.
Asegurar el adecuado tratamiento de los datos personales por medio de la política, procedimientos y lineamientos establecidos, y velar por el derecho constitucional de Habeas Data, que tienen todas las personas, de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en LA COOPERATIVA MULTIACTIVA DE DETALLISTAS "COORATIENDAS" sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Esta política aplica para el tratamiento de los datos personales que COORATIENDAS recolecta en virtud de los procesos requeridos para la ejecución de su actividad comercial.
Los controles y procedimientos aquí establecidos son la guía para el tratamiento de los datos contenidos en los sistemas de información que COORATIENDAS dispone para manejar la información que le ha sido autorizada y entregada por parte de los asociados, proveedores, clientes, colaboradores y contratistas.
Los lineamientos de seguridad y privacidad vigentes en el presente documento rigen para asociados, proveedores, clientes, colaboradores, contratistas y de cualquier tercero con el que COORATIENDAS establezca algún relacionamiento en beneficio de compra, venta, distribución de los productos y servicios suministrados.
Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el Artículo 2° de la Ley 1581 de 2012, con los límites dispuestos en la ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en dicha Ley.
El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley no será de aplicación:
a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los responsables y encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley;
b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo;
c) A las Bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia;
d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales;
e) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008;
f) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
Las definiciones contenidas en el presente manual son tomadas de la legislación vigente sobre la que se establecen los lineamientos para la protección de los datos personales y del derecho a la información por parte de los asociados, proveedores, clientes, colaboradores, contratistas, las cuales sirven para tener un entendimiento basado en los conceptos de la norma en el contexto de COORATIENDAS.
a) AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales por parte de COORATIENDAS.
b) AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por COORATIENDAS, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. En lo correspondiente el aviso de privacidad por parte de COORATIENDAS se informará a través de correos electrónicos salientes, portales web y documentos contractuales.
c) BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
d) DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, púlica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de COORATIENDAS.
f) TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
g) TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
a) FINALIDAD: La administración de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley. La finalidad debe informársele al titular de la información previa o concomitantemente con el otorgamiento de la autorización, cuando ella sea necesaria o en general siempre que el titular solicite información al respecto.
b) LIBERTAD: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la legislación de protección de datos personales, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para lo cual COORATIENDAS en calidad de responsable del tratamiento de la información personal de sus asociados, colaboradores, proveedores y contratistas ha adoptado las medidas administrativas, humanas y técnicas necesarias para asegurar los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
d) TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. COORATIENDAS tiene a disposición de los asociados la información personal, los canales y procedimientos para que puedan ejercer su libre derecho de acceso a los datos que de ellos reposan en los sistemas de información.
e) VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
La "Ley Estatutaria por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" considera dentro de la categoría de datos especiales los datos sensibles y los relativos a las niñas, niños y adolescentes, Artículos 5° y 7° respectivamente.
7.1. DATOS SENSIBLES
Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición as como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
7.2. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
7.3. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer informacón y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley.
La normatividad que vela por la protecció de los datos personales otorga a sus asociados derechos y condiciones para el tratamiento de la informació relacionada a continuació:
7.1. Derechos de los titulares de la informació: El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COORATIENDAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento está expresamente prohíbido o no haya sido autorizado a COORATIENDAS.
B. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COORATIENDAS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
C. Ser informado por COORATIENDAS o en su nombre, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento COORATIENDAS haya incurrido en conductas contrarias a la Ley de Protección de Datos Personales y a la Constitución Política de Colombia.
F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de COORATIENDAS, o del Proveedor tecnológico, de conformidad a los términos que se establecen en el presente manual.
Autorización del Titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Atendiendo lo dispuesto en el Artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, COORATIENDAS tiene implementado los siguientes mecanismos mediante los cuales informa a los titulares de la información y obtiene la autorización para el tratamiento de datos personales, y expresa para datos sensibles.
Formato Autorización de Tratamiento de datos personales
Versión 1
Año 2022
Formato Vinculación Nuevos Asociados y Clientes
Versión 6
Año 2021
Formato Vinculación Proveedores
Versión 1
Año 2021
Contrato de Trabajo
Formato Entrevista de Ingreso
Versión 1
Año 2018
Formato Actualización de Datos Personales
Versión 3
Año 2019
8.1. Casos en que no es necesaria la autorización: La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.
8.2. Suministro de la información: La información solicitada por parte de los titulares será suministrada vía correo electrónico, correo físico según corresponda el caso y proceder conforme a la Ley de Protección de Datos Personales.
La Cooperativa dispone de una estructura administrativa conformada por procesos estratégicos que le permite ejecutar el tratamiento de datos personales conforme a la ley y la Constitución, COORATIENDAS con NIT 860.051.170-2 es la entidad responsable del tratamiento de datos personales domiciliada en el municipio de Mosquera - Cundinamarca en la Avenida Troncal de Occidente No. 18-76 Manzana J Lote 4 Parque Industrial Santo Domingo, teléfono: 4 100 599.
El Habeas Data es un derecho otorgado por la Constitución y la Ley para que las personas puedan conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización que a su título y/o representación legal pueda proceder con ocasión de la información contenida en las bases de datos de esta institución, en consecuencia de lo anterior, COORATIENDAS dispone de este procedimiento que permite a los titulares de la información ejercer el libre desarrollo de este derecho constitucional de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización cuando ésta proceda.
Para efectos de atencón de las solicitudes y demás derechos de los titulares de información el área de servicio al cliente es responsable de la gestión.
COORATIENDAS en cumplimiento de los derechos que la Ley 1581 de 2012 en el Artículo 8° otorga a los titulares de la información, los procedimientos descritos en este apartado para la atención de las consultas y reclamos que puedan surgir debido al tratamiento de sus datos.
10.1. DERECHO AL ACCESO:
Soporta el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, COORATIENDAS debe garantizar al titular de la información su derecho de acceso en tres vías:
a) Implica que el titular de la información pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
b) El titular de la información pueda tener acceso a sus datos personales que estén en posesión de COORATIENDAS.
c) El derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de COORATIENDAS de informar al titular de la información sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
10.2. CANALES DE COMUNICACIÓN:
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas y por lo menos una vez al mes.
A) DERECHO DE CONSULTAR:
COORATIENDAS en cumplimiento del Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, sólo atiende las consultas de la información personal a los titulares de información y causahabientes y/o a quienes posean la representación legal de acuerdo con las disposiciones legales.
El trámite para la consulta de datos personales y formulación de las mismas será de acuerdo con lo establecido en el presente documento así:
B) DERECHO DE RECLAMAR:
Con el fin de dar cumplimiento a lo señalado en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, se contempla el derecho que tiene el titular o sus causahabientes de formular una corrección, actualización o supresión de la información personal, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, para lo cual podrán presentar un reclamo ante COORATIENDAS bajo las siguientes consideraciones:
C) DERECHO DE ACTUALIZAR:
Dentro de los deberes que corresponde a COORATIENDAS, Artículo 17 literal f de la Ley 1581 de 2012, se encuentra el de actualizar los datos personales a que haya lugar en el tratamiento de los datos, para lo cual el titular, causahabiente o representante legal deberá proceder a formular el respectivo reclamo.
D) DERECHO DE RECTIFICAR:
Dentro de los deberes que corresponde a COORATIENDAS, Artículo 17 literal g de la Ley 1581 de 2012, está el de rectificar los datos personales a que haya lugar en el tratamiento de los datos, para lo cual el titular, causahabiente o representante legal deberá proceder a formular el respectivo reclamo.
E) DERECHO DE SUPRIMIR:
Los titulares de la información podrán en todo momento solicitar a COORATIENDAS la supresión de sus datos personales, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual relacionado con los servicios prestados por COORATIENDAS, en cuyo caso procede su información permanecerá en la base de datos de COORATIENDAS.
F) DERECHO DE REVOCAR:
Los asociados podrán en todo momento solicitar a COORATIENDAS revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
La revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales no procederá cada vez que exista una obligación contractual relacionada con la prestación de los servicios o cuando por alguna circunstancia estadística, histórica, o normativa se requiera que la información repose en las bases de datos. Sin embargo, se aplicará la revocatoria parcial del tratamiento de datos cuando haya ocasión de carácter informativo que no guarde relación con la vida, salud y bienestar de las personas.
G) REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD:
Por disposición del Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo y no haya recibido respuesta conforme a la Ley por parte de COORATIENDAS.
La Ley 1581 de 2012 establece los deberes de los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales, que para el propósito de esta política corresponde a COORATIENDAS asi:
COORATIENDAS en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales le son pertinentes los deberes relacionados en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y del marco legal que regula sus actividades:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al proveedor tecnológico sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a COORATIENDAS.
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
i) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
j) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los asociados.
k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
a) MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581 de 2012, COORATIENDAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
b) POLITICAS DE SEGURIDAD EN OFICINAS:
La cooperativa capacitará a su personal por lo menos una vez al año, respecto del contenido de este documento en aras de garantizar la seguridad, confidencialidad, veracidad e integridad de los datos personales de los titulares de la información. Cada capacitación contará con un listado de los asistentes como evidencia de la ejecución de las mismas.
Esta política rige a partir del mes de Abril de 2022 deroga los documentos, políticas y procedimientos que se hayan formulado anterior a la presente fecha o que en adelante se suscriban por fuera de esta instancia. Las actividades de COORATIENDAS obedecen a las que la ley le otorga, para el cumplimiento de las mismas requiere hacer el tratamiento de datos personales y sensibles, cuya permanencia en los sistemas de información está sujeta a las relaciones que se mantienen con los titulares de la información y para atender cualquier solicitud histórica que se tenga.
Av. Troncal de Occidente # 18-76 Mz J Lote 4
410 0599 Ext: 0-101
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